Како ефикасно да комуницирате со клиентите за време на одморот?

Оваа точка ми беше донесена дома по разговор со пријателка за искуството што го имала со нејзиниот сметководител. Откако добила загрижувачко писмо од HMRC кое било исполнето со грешки и барало плаќања што таа веќе ги направила, таа побарала помош од нејзиниот сметководител за некое толку потребно уверување. И покрај тоа што имаше постојан договор од 125 фунти плус ДДВ месечно со сметководствената фирма, нејзиното барање за помош, испратено во средината на јули, беше исполнето со автоматизиран одговор кој укажува дека тимот е на училишен одмор и ќе одговори за неколку дена. Во меѓувреме, нејзината редовна сметка пристигна без да пропадне. Поминаа шест работни дена пред да добие кратко ажурирање, „го разгледуваме ова“, а потоа молчење. Две недели подоцна, без дополнителни информации, таа повторно се обрати само за да прими уште една автоматска порака во која се наведува дека канцеларијата повторно ќе се отвори на 30-ти август - вкупно шестнеделно чекање без решение. Следствено, мојот пријател сега е на пазарот за нов сметководител.

Совети за комуникација за бизнис за време на одмор

1 Предупреди однапред

Ако сте го испланирале вашиот одмор добро однапред или неодамна сте решиле да избегате, од клучно значење е да го информирате вашиот тим што е можно порано. Чекањето до последен момент за да објавите двонеделен одмор може да предизвика непотребен стрес и оптоварување на вашите колеги, кои ќе треба да се справат со вашите задачи во ваше отсуство. Соодветното време за подготовка е од суштинско значење за сите вклучени, не само за оние кои преземаат дополнителна работа за да обезбедат континуитет на бизнисот.

Препорачливо е да ги известите колегите најмалку еден месец пред вашето заминување, особено ако играте значајна улога во вашата организација. За да избегнете каков било превид, поставете потсетници за ажурирање на вашиот тим во неделите и деновите пред вашиот одмор, помагајќи да се обезбеди непречена транзиција и да се спречат какви било неочекувани изненадувања.

2 Делегирајте работни места и задачи

Погрижете се секој детал да биде прецизно покриен. Направете сеопфатни подготовки за секое сценарио, обврска или потенцијален проблем што може да се појави. Преземете иницијатива да изберете колеги, насочувајќи ги да преземат одредени улоги и инвестирајте време во нивната сеопфатна обука во врска со задачите што им ги доверувате. Ако некој се вклучи во интеракциите со вашите клиенти, опремете ги со сите потребни информации за уникатните барања и очекувања на секој клиент. Доколку друго лице привремено управува со проект што го водите, дајте му исцрпна листа за проверка на извонредни цели.

Направете сеопфатен водич со детали за локациите на основните датотеки, контактите за различни проекти и процедурите за справување со итни случаи. Целта е да се избегне поплава од итни прашања што ќе го нарушат вашиот спокој за време на одморот. Усвојувањето на внимателен пристап гарантира дека вашите одговорности се во сигурни раце, што ви овозможува мир на умот.

3 Однапред подгответе ги каналите за комуникација

Ако не можете да престанете да комуницирате со клиентите додека сте на одмор, погрижете се да ги добивате потребните писма и документи насекаде. Сега има дури и а ФАКС од iPhone: Апликација за факс, кој може да замени факс машина. Овој онлајн факс може слободно да се обработува, прима и испраќа од паметен телефон. Ако имате апликација за факс и iPhone, имате се што ви треба за да работите со документи. Слично на овој пример, треба да размислите за план за комуникација со други видови на комуникации со клиентите.

4 Направете план за враќање на работа

Враќањето во канцеларија по некое време слободно често може да се чувствува застрашувачки. Веројатно ќе ве пречека лавина од непрочитани е-пошта, говорни пораки, белешки, ажурирања, предизвици и итни прашања.

За полесно да се вратите во вашиот работен тек понепречено, мудро е да се подготвите за тоа што ве чека по паузата. Размислете да поставите детална сесија со неколку членови на тимот за да се запознаете со значајните случувања за време на вашето отсуство. Дајте приоритет на организирање на вашето сандаче за да се фокусирате прво на најкритичните е-пораки. Одржувањето транспарентна и отворена комуникација со вашиот тим е од клучно значење, што ќе ви овозможи темелно да ги разберете случувањата и напредокот постигнат на проекти или одговорности од кои сте биле далеку.

5 Поставете говорна пошта надвор од канцеларија

Осигурајте се дека секоја база е покриена и темелно подгответе се за сите можни сценарија, задачи или кризи. Вклучете се со колегите, делегирајќи им конкретни должности и пружете сеопфатна обука за задачите што им ги доверувате. Ако некој ќе ве претставува на состаноците со клиентите, дајте му детален брифинг за уникатните барања и преференции на клиентите. Доколку некој друг колега ја преземе одговорноста за одреден проект во ваше отсуство, доставете му исцрпна листа на задачи во која детално е опишана секоја задача што треба да се заврши.

Направете сеопфатен водич во кој детално се опишуваат каде се наоѓаат важни датотеки, точки на контакт за различни проекти и процедури за справување со итни случаи. Целта е да се избегне поплава од итни е-пошта што ќе го прекинат вашиот одмор покрај плажа. Попаметно е да згрешите на страната на претпазливост, осигурувајќи се дека вашите проекти се во вешти раце пред да заминете.

Заклучок

Информирањето на клиентите однапред за вашата недостапност е претпазлива практика. Кога сум отсутен на одмор, на пример, моите редовни клиенти веќе се свесни дека нема да можат да закажат тренерски сесии во тој период. Поставив автоматски одговор на е-пошта за да ги потврдам примените пораки, наведувајќи ги датумите кога ќе бидам надвор од канцеларијата. За оние кои имаат итни прашања, одговорот вклучува контакт број. Пораките испратени на овој број ќе ми се испратат СМС, а јас се обврзувам да одговорам во рок од 24 часа.